Dropdown menu maken in Excel: zo doe je het

Dit artikel is gebaseerd op de Nederlandse versie van Excel.

Wat is een dropdown menu in Excel?

Een dropdown menu (ook wel keuzelijst of vervolgkeuzelijst genoemd) is een cel waarin je een waarde kiest uit een vaste lijst, in plaats van zelf iets te typen. Je klikt op het pijltje naast de cel en selecteert een optie. Zo voorkom je typefouten en blijven je gegevens consistent, wat later filteren, tellen en draaitabellen maken een stuk makkelijker maakt.

Waarvoor gebruik je een dropdown menu?

• Invoerformulieren waarbij je fouten wil voorkomen (bijv. alleen "Ja" of "Nee" toestaan)
• Planningen waarbij medewerkers hun naam kiezen uit een lijst
• Rapportages waarbij je een regio of afdeling selecteert
• Statuslijsten, zoals "Open", "In behandeling" en "Afgerond"

Dropdown menu maken in 3 stappen

Stap 1: Maak een lijst met keuzes
Typ de opties onder elkaar in een aparte kolom, of zet ze op een apart tabblad zodat het overzicht schoon blijft.

Stap 2: Selecteer de cel of het bereik
Klik op de cel waar de dropdown moet komen, of selecteer meerdere cellen als je de dropdown op een heel bereik wil toepassen.

Stap 3: Gegevensvalidatie instellen
Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie. Kies bij Toestaan voor "Lijst". Klik in het Bron-veld en selecteer je keuzelijst. Klik op OK.

Klik je nu op de cel, dan verschijnt er een pijltje. Daarmee open je de keuzelijst.

Opties direct invoeren zonder aparte lijst

Wil je geen aparte lijst? Typ de opties dan direct in het Bron-veld, gescheiden door puntkomma's:

Amsterdam;Rotterdam;Utrecht;Den Haag

Handig voor korte lijsten die zelden veranderen.

Een dropdown die automatisch meegroeit

Voeg je later een optie toe aan je lijst, dan verschijnt die niet vanzelf in een gewone dropdown. Dat los je op met een tabel:

1. Selecteer je lijst met keuzes en kies Start, Opmaken als tabel.
2. Selecteer de keuzes in de tabel (zonder de kop) en geef ze in het naamvak links boven de kolommen een naam, bijvoorbeeld Afdelingen.
3. Typ bij Gegevensvalidatie in het Bron-veld: =Afdelingen

Elke nieuwe regel die je onder de tabel typt, staat nu direct in de dropdown.

Afhankelijke dropdown: de tweede lijst hangt af van de eerste

Soms wil je dat de keuzes in de tweede cel afhangen van de eerste. Kies je bijvoorbeeld de provincie "Utrecht", dan wil je in de volgende cel alleen steden uit Utrecht zien.

1. Maak per hoofdkeuze een lijst en geef elke lijst exact dezelfde naam als de hoofdkeuze (bijvoorbeeld een bereik met de naam Utrecht).
2. Maak in de eerste cel (bijvoorbeeld A2) een gewone dropdown met de hoofdkeuzes.
3. Stel in de tweede cel Gegevensvalidatie in met als bron: =INDIRECT(A2)

Let op: namen in Excel mogen geen spaties bevatten. Gebruik bijvoorbeeld Noord_Holland in plaats van "Noord-Holland".

Dropdown aanpassen of uitbreiden

Wil je opties toevoegen of wijzigen? Pas dan de bronlijst aan. Heb je de opties direct in het Bron-veld getypt, open dan opnieuw Gegevensvalidatie en wijzig de tekst. Vink Deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen met dezelfde instellingen aan om alle dropdowns in een keer bij te werken.

Dropdown kopiëren naar andere cellen

Kopieer de cel met de dropdown en plak hem op de nieuwe plek. Wil je alleen de dropdown meenemen en niet de inhoud of opmaak? Kies dan Plakken speciaal en vervolgens Validatie.

Kleur geven aan keuzes in een dropdown

Een dropdown zelf heeft geen kleuren, maar met Voorwaardelijke opmaak kleur je de cel op basis van de keuze. Selecteer de cellen, kies Start, Voorwaardelijke opmaak, Markeringsregels voor cellen, Gelijk aan, en stel bijvoorbeeld in dat "Afgerond" groen wordt en "Open" rood.

Foutmelding instellen

In het Gegevensvalidatie-venster kun je via het tabblad Foutmelding bepalen wat er gebeurt als iemand buiten de lijst typt. Kies "Stop" voor een harde blokkering of "Waarschuwing" als je het wel wil toestaan maar een melding wil tonen. Via het tabblad Invoerbericht laat je bovendien een korte uitleg zien zodra iemand de cel selecteert.

Dropdown verwijderen

Selecteer de cel, ga naar Gegevens, Gegevensvalidatie en klik op Alles wissen. De dropdown verdwijnt, de inhoud blijft staan.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het pijltje van de dropdown niet?

Controleer in Gegevensvalidatie of Vervolgkeuzelijst in cel is aangevinkt. Het pijltje verschijnt alleen als de cel geselecteerd is.

Kan ik meerdere waarden kiezen in een dropdown?

Niet met standaard Gegevensvalidatie: een dropdown laat een keuze per cel toe. Voor meerdere keuzes heb je VBA nodig, of je werkt met meerdere kolommen.

Werkt een dropdown ook in Excel Online?

Ja. Dropdowns die je in de desktopversie maakt, werken ook in Excel voor het web, en je kunt ze daar ook zelf aanmaken via Gegevens, Gegevensvalidatie.

Meer Excel-technieken leren?

Dropdowns en gegevensvalidatie komen aan bod in onze Excel Basis cursus. Wil je verder met tabellen, INDIRECT en slimme invoerformulieren? Dan past de Excel Gevorderd cursus beter. Kleine groepen, certificaat inbegrepen, klassikaal op 17 locaties of live online.