Wat is Power BI?
Power BI is een analysetool van Microsoft waarmee je gegevens uit verschillende bronnen samenbrengt, visualiseert en deelt als interactieve rapporten en dashboards. Je verbindt Power BI met data uit Excel, databases, cloudapplicaties of zelfs websites, en bouwt daarna met een paar klikken een overzichtelijk rapport.
Het doel van Power BI is simpel: data begrijpelijker maken. In plaats van eindeloze Excelsheets te lezen, zie je in een oogopslag wat er speelt. "BI" staat voor Business Intelligence: het omzetten van bedrijfsgegevens in inzichten waarmee je betere beslissingen neemt.
Waarvoor gebruik je Power BI?
Power BI wordt ingezet in allerlei sectoren en functies. Veelgebruikte toepassingen zijn:
Verkooprapporten: omzet per regio, product of periode in een interactief dashboard
HR-analyses: personeelsbezetting, verzuim en verloop bijhouden
Financieel overzicht: budgettering, kosten en opbrengsten visualiseren
Operationele dashboards: voortgang van projecten, productie of inkoop monitoren
Marketinganalyse: websiteverkeer, campagneprestaties en conversies in beeld brengen
Hoe werkt Power BI?
Power BI bestaat uit drie onderdelen die je afhankelijk van je situatie gebruikt:
Power BI Desktop
Een gratis applicatie die je installeert op je Windows-computer. Hiermee importeer je data, maak je relaties tussen tabellen, bouw je berekeningen en ontwerp je rapporten. Dit is waar het echte werk wordt gedaan.
Power BI Service
De online omgeving (app.powerbi.com) waar je rapporten publiceert, deelt en samenwerkt. Collega's kunnen rapporten bekijken in hun browser, zonder dat ze Power BI Desktop hoeven te installeren.
Power BI Mobile
Een app voor smartphone en tablet waarmee je rapporten en dashboards onderweg raadpleegt.
Van data naar dashboard: de vier stappen
Elk Power BI-rapport ontstaat in dezelfde vier stappen:
Data ophalen: je koppelt een of meer bronnen, zoals een Excelbestand, een SharePoint-lijst of een database.
Data opschonen: in de Power Query Editor verwijder je lege rijen, splits je kolommen en zet je datums in het juiste formaat. Power BI onthoudt deze stappen en herhaalt ze bij elke vernieuwing.
Datamodel bouwen: je legt relaties tussen tabellen, bijvoorbeeld tussen een tabel met orders en een tabel met klanten. Met DAX, de formuletaal van Power BI, maak je berekeningen zoals omzet per maand of groei ten opzichte van vorig jaar.
Visualiseren en delen: je sleept grafieken, tabellen en kaarten op je rapport en publiceert het in de Power BI Service.
Wil je dit stap voor stap zien? Lees dan een dashboard maken in Power BI.
Wat is het verschil tussen Power BI en Excel?
Een veelgestelde vraag: Power BI of Excel? Het antwoord is: ze vullen elkaar aan.
Excel is sterk in losse berekeningen, financiële modellen en gegevensinvoer. Je werkt direct met cellen en formules.
Power BI is sterk in het combineren van grote hoeveelheden data uit meerdere bronnen en het presenteren als interactieve rapporten die je kunt delen met collega's.
In de praktijk: je bouwt een rapport in Power BI en filtert en klikt erin. Je collega ziet het resultaat in een browser, zonder Excel te openen. Werk je veel met draaitabellen in Excel? Dan is Power BI een logische volgende stap: de denkwijze is vergelijkbaar, maar je kunt veel meer data aan en je rapport ververst automatisch.
Power BI downloaden en inloggen
Power BI Desktop download je gratis via de Microsoft Store of de website van Microsoft. Het programma werkt alleen op Windows. Werk je op een Mac, dan gebruik je de Power BI Service in je browser of een virtuele Windows-omgeving.
Inloggen in de Power BI Service doe je via app.powerbi.com met je werk- of schoolaccount van Microsoft 365. Een privé-e-mailadres als Gmail of Outlook.com werkt niet voor de Power BI Service.
Is Power BI gratis?
Power BI Desktop is volledig gratis te downloaden en te gebruiken. Voor het publiceren en delen van rapporten via de Power BI Service heb je een licentie nodig. Er zijn drie varianten:
Power BI Free: gratis, maar rapporten delen is beperkt tot jezelf
Power BI Pro: betaald (circa 10 euro per gebruiker per maand), voor samenwerken en delen binnen een organisatie
Power BI Premium: voor grotere organisaties met uitgebreidere capaciteit en functies
Voor individueel gebruik is de gratis versie een prima startpunt. Prijzen kunnen wijzigen; kijk voor de actuele bedragen op de website van Microsoft.
Power BI en Copilot
In Power BI zit ook Copilot, de AI-assistent van Microsoft. Daarmee stel je een vraag in gewone taal, zoals "toon de omzet per regio voor dit kwartaal", en Copilot maakt een visual of een samenvatting van je rapport. Copilot is beschikbaar bij bepaalde betaalde licenties en vervangt geen goed datamodel: hoe beter je data in elkaar zit, hoe bruikbaarder de antwoorden.
Voor wie is Power BI bedoeld?
Power BI is niet alleen voor IT-professionals of data-analisten. Iedereen die regelmatig werkt met data in Excel, rapportages maakt of inzichten wil delen met collega's, kan er direct mee aan de slag. Je hebt geen programmeerervaring nodig voor de basisfuncties.
Typische gebruikers zijn controllers, marketeers, HR-medewerkers, projectmanagers en salesmanagers. Lees ook: Power BI cursus: voor wie is het en wat leer je?
Veelgestelde vragen over Power BI
Is Power BI moeilijk om te leren?
De basis leer je snel, zeker als je al met Excel werkt. Rapporten maken met slepen en klikken lukt na een dag oefenen. Voor het datamodel en DAX-formules heb je meer tijd en uitleg nodig.
Heb ik Excel nodig om Power BI te gebruiken?
Nee, Power BI werkt los van Excel. Wel is Excel vaak de eerste databron, en wie Excel kent, herkent veel in Power BI.
Wat is het verschil tussen een rapport en een dashboard?
Een rapport bestaat uit een of meer pagina's met visuals waarin je kunt filteren en doorklikken. Een dashboard in de Power BI Service is een enkele pagina met vastgezette tegels uit verschillende rapporten, bedoeld als snel overzicht.
Aan de slag met Power BI
Download Power BI Desktop gratis via de Microsoft-website en verbind het met een Excelbestand dat je al hebt. Zo zie je direct hoe de tool werkt met data die je kent.
Wil je leren hoe je Power BI effectief inzet in jouw werk?
Cursus Power BI: van data importeren tot professionele dashboards bouwen en delen. In 1 of 2 dagen, klassikaal, live online of incompany.